イベントの企画・運営・手配のマックスパート

アクセスが良い

外部講師を招いての講演会や勉強会を成功させるための第一歩は、会場のロケーション選び。講師が自宅や勤務先などから出向くのに便利な場所が理想です。
時には、地方や海外など遠方から足を運んでもらうこともあるかもしれません。そうした際にも、新幹線の停車駅や空港などからのアクセスが良いと便利です。
人気の講師は、自社で主催する講演会や勉強会のほかにも多くの予定を抱えているもの。例えば前後のスケジュールが埋まっていて、その間に用事を入れるのは厳しいかも……というときでも、さまざまな場所からのアクセスに優れた会場ならば、講師の仕事を引き受けてくれる可能性がアップするでしょう。
行き帰りの心配があると、講師が講義の準備やレクチャーに集中できなくなる可能性もあります。
安心して来場してもらえて移動も楽な会場を選びましょう。遠方から講師を招く際は、急な宿泊の相談にも乗ってくれる会場なら、なお便利です。

設備が充実している

講義・講演をスムーズに進行してもらうには、充実した設備が欠かせません。講師の方にとっては、レクチャーに必要な備品がそろっているか、講義の内容に合ったレイアウトが可能かといったことは重要なチェック事項となります。また、会場の雰囲気も気になるところでしょう。

必要な備品がそろっている

机や椅子のほかに、ホワイドボードやプロジェクター、音響システムなど、講義ではさまざまな道具、設備が必要となります。
こうした備品を外部からレンタルするのは手間がかかるうえ、当日スムーズに搬入・設置できるかなど、気がかりな面も出てくるでしょう。
また、講師自身に手配をしてもらうのも、負担をかけることになります。必要な備品はできるだけ会場のほうでそろえてもらうのが理想です。
無料、有料のさまざまなオプションがあれば、講師の要望にもフレキシブルに対応できます。
設備が整っていなければ、講師がレクチャーをしにくくなるだけでなく、参加者に十分講義・講演の内容が伝わらない可能性も出てきます。
そういった事態を避けられるよう、必要な備品が十分にそろう会場を選びましょう。

レイアウトのパターンが複数ある

レクチャーを行う際の机や椅子の配置は、講師によって、あるいは講義・講演の内容によって変わります。必ずしも学校の教室のようなスタイルが採用されるわけではなく、参加者が机を囲むように座ったり、コの字型に机といすを配置したりなど、さまざまなパターンがあります。講師の要望に応じて柔軟にレイアウトを変更できる会場を選ぶと便利です。

雰囲気が良い

意外とチェックを怠ってしまうのが、会場の雰囲気。ですが、これが講演会・勉強会の成否を分けることもあるので、注意が必要です。
照明や採光などの関係で部屋全体が暗かったり、椅子や机などの備品が古く、手入れが行き届いていなかったりといったことがあれば、講師や参加者の気分が盛り上がらない原因にもなります。
やはり、明るくて清潔感のある、雰囲気の良い会場がいいですね。

休憩時間も心地良く

長時間にわたって行われる講演会や勉強会では、講師が休憩時間に十分リラックスできるようにしたいものです。
特に、一日にいくつも講演会をこなす講師や、遠方から招いた講師は、疲れを感じているかもしれません。ゆったりとくつろげるロビーやサロンなどがある会場を選ぶとよいでしょう。
また、お弁当やケータリングの手配が可能なら、なお便利です。

講師が気持ち良く利用できる会場を選ぶ

外部の講師を招くときにはいろいろと気を遣うものです。レクチャーに必要なものを講師に確認するといった基本の作業も大切ですが、忘れてはならないのは、講師に気持ち良く過ごしてもらうということ。良い会場を選んで講演会・勉強会が成功すれば、また同じ講師を招くときも、快く引き受けてくれるでしょう。